Ein Artikel von Paul Lunow, erschienen 2013 auf Interaktionsdesigner.de.

Zuletzt überarbeitet am von : .

Einleitung

Es geht in diesem Beitrag um drei Kernpunkte des digitalen Lebens:

1. Emails
2. Aufgaben
3. Allgemeines

Emails

Emails überfluten uns tagtäglich, manche erfordern eine Antwort, manche beinhalten Aufgaben und einige müssen später weiter verfolgt werden.

Deshalb ist Aufgabe Nummer eins die wichtigste und ständig wiederkehrende:

Die Emailflut eindämmen

Das bedeutet alle Newsletter die seit Monaten kommen und die nie gelesen wurden, abbestellen. Das dauert häufig ein bis zwei Minuten, man muss einen winzigen Link finden, aber anschließend kommen sie nie wieder! Newsletter sofort abbestellen. Zu gewünschten Newslettern komme ich später.

Als nächstes müssen alle Erinnerungen, Warnungen und Nachrichten von Portalen ausgeschaltet werden. Allen voran Facebook und Twitter! Die meisten Leute checken Facebook sowieso regelmäßig, die Seite informiert schon über Neuigkeiten. Das hat in den Emails nichts zu suchen.

In Teams die eine rege, virtuelle Kommunikation pflegen sollte diese über einen Instant Messanger laufen (Skype, Adium, was auch immer). Das lässt sich ebenfalls protokollieren, verbraucht aber weniger Aufmerksamkeit als Emails.

Die Emailflut lenken

Nun hat man natürlich den berechtigen Einwand das der eine oder andere Newsletter tatsächlich wichtig ist, und wenn man Portal XY nicht regelmäßig besucht, Emailerinnerungen durchaus praktisch sind. Keine Frage.

Für diese Fälle legt man sich eine zweite Emailadresse an. Die Mails lässt man auf seine Hauptadresse weiterleiten und im Emailprogramm werden diese Mails in einen speziellen Ordner verschoben. Der Vorteil bei Apple Mail: Landen neue Mails in dem Ordner, informiert Mail nicht über deren Eingang. Man kann also bequem Morgens und Abends in einer ruhigen Minute die ganzen Ablenkungen durcharbeiten.

Sollte eine zu beantwortende Mail in dem Ordner landen, schiebt man sie in seinen Posteingang. Wichtig ist nicht von der Web Emailadresse zu antworten. Denn diese soll wirklich nur für “halb-wichtigen” Kram aus dem Internet dienen.

Den Posteingang sauber halten

Ziel ist es keine einzige Mail im Posteingang liegen zu haben. Die Suche nach dem “Zero Inbox Prinzip” fördert dazu auch jede Menge Treffer zu tage. Hier sind meine persönlichen Tipps.

Vorbereitung

Damit das Prinzip funktioniert, muss man im Emailclient eine Reihe von Ordnern anlegen. Bei mir sieht es so aus:

• 01 lesen (interessante, lange Mails die man mal durcharbeiten müsste, die aber auch keine Antwort erfordern. Und keine privaten Mails!)
• 02 delegiert (Emails, auf die ich nicht reagieren muss, die ich aber im Auge behalten muss)
• 10 Archiv (hier landen alle Mails die beantwortet wurden oder keiner Antwort bedürfen)
• 20 Familie (selbe wie Archiv, aber für Mails der Familie)
• 30 Projekte (Ordner mit Unterordnern für große Projekte)
• 40 Web (Kram aus dem Internet, wird automatisch befüllt, siehe oben)

In vielen Anleitungen wird auch noch ein Ordner “bearbeiten” empfohlen, den habe ich auch, benutze ihn aber sogut wie nie. Auch ““delegiert” fristet bei mir ein Schattendasein. Das Problem ist das diese Ordner eine regelmäßige durchsicht erfordern, die ich allzuhäufig aus Zeitmangel verschiebe. Dazu im folgenden Abschnitt mehr.

Durchführung

Im Idealfall prüft man Morgens und Abends seine Mails mit den folgenden Regeln. Wer das schafft, Hut ab. Ich habe zu oft das Gefühl etwas wichtiges zu verpassen und lasse deshalb das Emailprogramm ständig offen. Ist nicht die beste Idee. Aber wenn Emails bearbeiten, dann nach den folgenden Regeln:

1. Das “checken der Mails” muss zum “bearbeiten der Emails” werden. Das heißt man hat einen Moment Zeit (mindestens 10 Minuten) und arbeitet auf das Ziel hin, alle Mails aus dem Posteingang zu kriegen.
2. Alle Mails im Posteingang werden gelesen. Müll wird sofort gelöscht, Newsletter abbestellt und sofern keine Antwort erforderlich ist, die Mail in die oben angelegten Ordner sortiert.
3. Antworten die weniger als ein paar Minuten benötigen werden sofort(!) geschrieben, anschließend Mail wegsortieren.
4. Alles was länger dauert wird in die Aufgaben aufgenommen. Die Mail schiebt man in den Ordner “bearbeiten” oder lässt ihn im Posteingang. Das erzeugt noch etwas mehr Druck.

Haben sich zwei oder drei längere Aufgaben im Posteingang angesammelt muss man sich Zeit einplanen und sie abarbeiten oder in ein Aufgabensystem übernehmen und anschließend aus dem Posteingang entfernen.

Wie gesagt: Das Ziel ist der leere Posteingang!

Vorteile

Das System bietet eine Reihe von Vorteilen, die wichtigsten sind:

• Entspannung durch einen leeren Posteingang. Man kann sicher sein das sich in den 300 Mails von gestern keine Aufgaben versteckt haben die man übersehen hat.
• Relevante Mails werden von Quatsch getrennt. Dadurch ist man unterwegs schneller informiert, sollte eine wichtige Mail ankommen.
• Durch das Anlegen von Ordnern für Projekte hat man alle Mails bei Fragen oder Problemen zum Projekt sofort zur Hand.
• Um sich zu beschäftigen ()oder beschäftigt zu tun) kann man unterwegs ruhig die Mails überfliegen ohne sich Aufgaben merken zu müssen. Denn zuhause wartet der Posteingang zum abarbeiten.

Aufgaben

Egal ob man die oben beschriebenen Tipps beherzigt oder nicht, Aufgaben hat man jeden Tag, jede Menge. Dem entgegen haben sich eine schier endlose Zahl an Todo Listen entwickelt. Die Apps warten mit diversen Features auf, synchronisieren sich mit verschiedenen Endgeräten und erlauben das einladen von Kollegen.

Oder nehmen sich bewusst zurück und bieten nichts weiter als eine simple Liste.

Das Problem

Ich habe schon sehr viele Todo Listen ausprobiert. Und bei jeder Lösung bin ich irgendwann zu einem der beiden Punkte gekommen:

• Feature XY fehlt, ich brauche ein neues Programm
• Ich kenne das Programm in- und auswendig und es langweilt mich, ich brauche ein neues.

Jedes Mal kam also der Punkt an dem Stunden meiner Zeit in die Recherche und den Vergleich von Todo Listen geflossen ist. Natürlich macht das Spaß, aber effektiv ist das nicht.

Die Lösung

Ein Notizbuch und ein Stift. Die perfekte App. Nicht nur das man seine motorischen Fähigkeiten trainiert, es entspannt auch ungemein die Augen.

Natürlich schreibt man nicht planlos alles auf. Es gibt ein tolles System, den Autoren habe ich leider vergessen, aber wenn ich ihn wiederfinde erweitere ich den Beitrag.

Aufnehmen der Aufgaben

1. Ein liniertes Notizbuch besorgen, am besten mit 25 bis 30 Zeilen pro Seite
2. In jeder Zeile wird maximal eine Aufgabe notiert. Vorallem muss es eine Aufgabe sein die in einem Zug erfüllbar ist. Bei großen Aufgaben notiert man den ersten Teilschritt.
3. Am rechten Rand notiert man das Datum an dem die Aufgabe aufgenommen wurde.

Durch diese Schritte hat man einen schönen Überblick über alle offenen Punkte.

Abarbeiten

In den Stunden die für die Abarbeitung von Aufgaben reserviert sind, geht man wie folgt vor:

1. Die letzte angebrochene Seite stellt immer die aktuellen Aufgaben dar.
2. Man geht sie von oben nach unten durch und beginnt mit der Aufgabe die einen am stärksten anspricht.
3. Ist sie erledigt, streicht man sie durch.
4. Lässt sie sich nicht komplett erledigen, streicht man den Punkt durch und notiert die nächste Teilaufgabe am Ende der Liste.

Zugegeben, das hört sich komisch an. “Die Aufgabe die einen am meisten anspricht” - das wird immer die unwichtigste Aufgabe sein. Habe ich auch gedacht, ist aber erstaunlicher Weise nicht so.

Nachdem man zum Beispiel die angenehme Aufgabe erledigt hat, einen neuen Blogartikel zu schreiben, stürzt man sich gerne in die Aufgabe die letzten drei Internet Explorer Bugs aus dem aktuellen Projekt zu entfernen.

Andersrum funktioniert es genauso: Nachdem erledigen einer nervigen Aufgabe gibt es eine schöne zur Belohnung.

Durch das durchgehen aller Aufgaben fällt es mir sehr leicht einen Überblick zu behalten und blitzschnell eine Gewichtung vorzunehmen.

Nächste Seite

Ist eine Seite im Notizbuch mit Aufgaben gefüllt, makiert man alle unerledigten Aufgaben mit einem Textmarker. Alle zwei bis drei Tage blättert man eine bis zwei Seiten zurück und prüft ob die hervorgehobenen Aufgaben noch zu erledigen sind.

Ist dies der Fall muss es unbedingt getan werden! Andernfalls staunt man was vor vier Tagen noch so unfassbar wichtig war und sich jetzt in Nichts aufgelöst hat.

Nachteile

Zugegebener Maßen eignet sich diese Methode nicht wirklich wenn man viele zeitkritische Aufgaben erfüllen muss. Sprich Aufgaben mit einem festen Termin. Das lässt sich zwar notieren, es fehlt aber an einer automatischen Sortierung. Einzelnd auftretende, zeitkritische Aufgaben notiere ich mir im Kalender.

Außerdem ist es ein fundamentales Problem wenn man das Buch zuhause vergessen, oder noch schlimmer, verloren hat. Aber das kann man ja verhindern. Der Tipp hier ist die Bemühung um eine ordentliche Handschrift, damit der Kollege oder die Freundin einem zur Not die offenen Punkte per Telefon durchgeben kann.

Für größere Projekte arbeite ich immer zusätzlich mit einem Ticketsystem. Hier sind die konkreten Aufgaben für das Team sichtbar, in meinem Notizbuch steht dann: “Tickets für Projekt X bearbeiten” oder konkreter “Zwei dringende Tickets schließen”.

Vorteile

Als größten Vorteil sehe ich die Abwechslung zum alltäglichen auf den Bildschirm starren. Es macht einfach mehr Spaß durch Seiten von erledigten Aufgaben zu blättern, als noch eine ewige Liste zu scrollen.

Aufgrund des faszinierenden “Offline-Mediums” Buch lässt es sich bequem auf dem Nachttisch positionieren und plötzlich aufpoppende Aufgaben beim einschlafen lassen sich schnell notieren ohne von Tablet, Smartphone oder gar Laptop geblendet zu werden.

Durch die nahzu freie Auswahl der nächsten Aufgabe entfällt ein unangenehmer Zwang, trotzdem hat man genügend Druck um durchgehend und effektiv zu arbeiten.

Es ist wunderbar zu sehen wie ach so wichtige Aufgaben in Wirklichkeit gar nicht notwendig sind. Im Laufe der Zeit kann man aus den offenen Punkten viel über die eigene Arbeitsweise lernen und diese verbessern.

Allgemeines

Das waren die wichtigen Punkte. Im Endeffekt muss jeder selbst ein System finden das zu einem selbst und der persönlichen Arbeitsweise passt. Empfehlenswert ist es aber defintiv mit der Zeit ein System zu entwickeln um weniger zu vergessen und besser informiert zu sein.

Ein paar Allgemeinheiten will ich trotzdem noch loswerden:

• In einem schlauen Buch habe ich mal gelesen das viele Anrufe und Emails ein Zeichen dafür sind sich nicht klar genug auszudrücken. Ziel muss es also sein die Ablenkung durch sämtliche Kommunikationsmedien so geringe wie mögliche zu halten.
• Wenn man in einer Bar mit seinen Freunden sitzt, sollten Facebook und Email tabu sein. Ein Freund hat eine schöne Regel erfunden: Alle bilden auf dem Tisch einen Turm mit ihren Smartphones. Der erste der an sein Handy ran muss, bezahlt die nächste Runde. Ein großartiges Spiel!
• Jeder sollte sich ein paar Freunde suchen mit denen man nur über belangloses redet. Die Arbeit sollte in diesen Runden keine Rolle mehr spielen.
• Persönliche Termine sind wichtiger und höher zu bewerten als Telefonanrufe. Dafür gibt es Mailboxen und die meisten Termine sind nach 30 bis 60 Minuten vorbei. Solange ist Zeit.

Das A und O sind gute Unterlagen und die Disziplin die eigenen Vorsätze umzusetzen. Alles weitere ist tagtägliche Arbeit. Viel Spaß!